Les entreprises gèrent des projets au quotidien. La mise en place des plateformes collaboratives s’avère donc essentielle aujourd’hui pour la réussite de ces projets. Alors, que représente un tel outil pour votre société et quels avantages vous offre-t-il ? Pour tout savoir sur la définition et les atouts des plateformes collaboratives, nous vous donnons toutes les informations à la suite.
Sommaire
Plateformes collaboratives : définition
Les plateformes collaboratives constituent des espaces de travail en ligne qui regroupent des ressources, informations et outils de gestion de projet. Ces derniers permettent aux salariés d’une entreprise qui travaillent sur un projet de partager entre eux des documents relatifs à la conduite du projet. Ainsi, les plateformes en question facilitent grandement la communication entre employés au sein des organisations.
Par ailleurs, elles se révèlent très importantes pour la mise à jour des informations, le suivi des tâches à réaliser, l’identification des intervenants, etc. Si ces plateformes contribuent significativement à la réussite des projets, c’est grâce à leurs nombreuses fonctionnalités. En effet, elles proposent des options innovantes et intuitives comme :
- Le partage et la coédition de fichiers entre salariés au sein d’une entreprise en temps réel ;
- Les espaces d’échanges virtuels instantanés ;
- Les options de visioconférences et la possibilité de partage d’écran ;
- La correction des contrats ou documents juridiques en équipe, en temps réel.
Plateformes collaboratives : quels avantages ?
En considérant ses multiples fonctionnalités, utiliser une plateforme collaborative en entreprise présente beaucoup d’avantages. Voici quelques-uns :
- Le gain de temps dans la conduite de projet : l’emploi de cette plateforme permet à chaque employé impliqué dans la gestion de vos projets d’entreprise de travailler dans de meilleures conditions. Les données nécessaires à la réussite du projet se trouvent en un seul endroit et les tâches sont vraiment simplifiées ;
- Optimisation de la communication : la plateforme collaborative centralise des données capitales que vous souhaitez mettre à la disposition des salariés qui travaillent sur vos projets. Elle permet donc aux équipes de gestion des projets d’accéder à une information contextualisée ;
- La capitalisation des connaissances : au fur et à mesure de leur utilisation, les plateformes collaboratives permettent de capitaliser des connaissances. Ainsi, les équipes de gestion des projets peuvent s’appuyer sur l’expérience acquise lors de la réalisation des projets anciens pour vite avancer ;
- Le développement de l’innovation participative : cela se constate essentiellement à deux niveaux à savoir : le développement des règles du jeu de la présente innovation et la participation effective de l’ensemble des équipes à la bonne marche des activités.
Comment choisir sa plateforme collaborative ?
Il existe de nombreuses plateformes collaboratives. Pour effectuer le bon choix, vous devez donc vous baser sur certains critères importants. Voici quelques éléments à considérer avant d’opter pour une plateforme collaborative :
- Déterminez vos besoins et attentes : cela vous oblige à vous poser en amont les bonnes questions. Connaitre vos besoins en la matière vous permet de sélectionner la plateforme qui convient à votre entreprise ;
- Prenez l’avis de vos salariés sur la question : étant donné que ce sont vos collaborateurs qui utiliseront l’outil, il parait judicieux de prendre l’avis de ceux-ci sur les options essentielles que cet espace de travail doit renfermer ;
- Considérez les garanties de sécurité de la plateforme : toutes les entreprises souhaitent sécuriser leurs données. Ainsi, l’outil à choisir doit assurer la sécurité et la confidentialité de vos informations personnelles.
